Was tun, wenn der traditionelle Weg, Entgeltabrechnungen auszudrucken und persönlich zu verteilen, an Grenzen stösst? Die F.X. Meiller Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG definierte den Prozess neu – und optimierte ihn mit IncaMail.
Pioniergeist verpflichtet
Innovationskraft, moderne Fertigungsverfahren und hohe Qualität kennzeichnen die Marke Meiller. Seit über 160 Jahren setzt der europäische Marktführer im Kipperbau deren Kernwerte konsequent um. Der Systemhersteller für die Bau- und Entsorgungsbranche beweist aber auch Innovationsfreude, wenn es darum geht, interne Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten – etwa im Personalwesen. Dort werden Entgeltabrechnungen sicher über VISIPost versandt. Die moderne elektronische Zustellung erfolgt über IncaMail.
Bisherig war es ein Arbeitsablauf, der typisch ist für den Mittelstand: Lohn- und Gehaltsdaten aus dem SAP HCM-System wurden in der Münchner Firmenzentrale ausgedruckt. Im abgeschirmten Bereich überwachten bis zu zwei Personalsachbearbeiter den Druckvorgang, sorgten für ein reibungsloses Funktionieren der beiden Endlos-Drucker und schützten die sensiblen Informationen vor neugierigen Blicken. Danach wurden die Abrechnungen überprüft, kuvertiert, an drei deutsche Werke per Post versandt und dort – so wie im Münchner Headquarter – persönlich verteilt. Der personal- und zeitaufwändige Prozess ging lange gut – bis die Drucker streikten.
Leichte Entscheidung fürs Digitale
Druck-Kuvertier-Anlagen und On-Demand-Drucker boten sich als Ersatzinvestition an, doch waren sie aus Kosten- und Datenschutzgründen keine echte Alternative. Auch Mitarbeiterportale, Kiosk-Systeme oder Zugriffsterminals in geschützten Räumen lösten das Problem der Vertraulichkeit nicht. Verschlüsselte E-Mails passten besser zum Ziel des Personalleiters: „Mir war es wichtig, einen sauberen, modernen Prozess einzuziehen“, betont Michael Thomas. „Der Umstieg auf eine digitale Lösung, die auch Versand und Verteilung umfasst, war auch aus Effizienz- und Kostengründen unser Wunsch-Szenario.“ Daneben sollte der Prozess sich nahtlos in das SAP-System einfügen und auch über eine nicht-digitale Zustellungsvariante verfügen. „Eine manuelle Verteilung sollte es künftig nicht mehr geben. Für diejenigen, die weiterhin einen Brief bevorzugen, benötigten wir eine integrierte Lösung auch für den automatischen Briefversand aus dem System.“
Eine Lösung, die Klassik und Moderne vereint
Die Vorteile der integrieren Lösung von VISICON und Swiss Post überzeugten den Personalleiter sofort: Die Umstellung auf den digitalen Versand ist mit VISIPost absolut zukunftssicher. Wer möchte erhält seine Entgeltabrechnung schon heute elektronisch. Wer erst später mitmachen möchte, kann sie weiterhin oder vorerst per Brief erhalten. VISICON und der Partner XimantiX stellen hier ein „Multi-Channel-System“ zur Verfügung, das mehrere Versandwege bietet. Mit IncaMail als elektronischem Kanal und dem SPS Printing Service als physischem Kanal werden alle Mitarbeiter vom ersten Tag an schnell und kostengünstig erreicht.
Die Integration der VISIPost Schnittstelle, die den elektronischen Versand direkt aus dem ERP-System ermöglicht, in das hauseigene SAP-System, erwies sich als absolut problemlos.
IncaMail - Schnell, sicher, kostengünstig
Mit IncaMail lassen sich über VISIPost sensible Daten schnell und sicher, nachweisbar und kostengünstig versenden. Dank des patentierten Verschlüsselungsverfahrens werden sie auch nirgends gespeichert. Sie landen per Knopfdruck direkt aus SAP in den privaten E-Mail-Briefkästen von derzeit 800 Mitarbeitenden in den vier deutschen Werken. Dies entspricht einem Belegschaftsanteil von 30 Prozent, der nun sukzessive erhöht werden soll. Denn ein Roll-out in grössere Standorte mit gutem Internet-Zugang ist mittelfristig angedacht.
Die Vorteile:
eBeleg Service –
zuverlässige Basis für den künftigen Versand
Die Anbindung erfolgte bei Meiller durch
den SAP Spezialisten VISICON. Der Weg zum Versand aus SAP führt bei Meiller
über vier einfache Bausteine:
Vorteilhaft für Meiller
Unternehmensprofil
Meiller: F.X.
Meiller Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG
Mit
ihren innovativen Produkten für die Bau-, Entsorgungs- und Nutzfahrzeugbranche besetzt
die MEILLER-Gruppe führende Marktpositionen. Die flächendeckende Präsenz in
Deutschland sowie die Zusammenarbeit mit Branchenspezialisten im In- und
Ausland ermöglichen es dem Traditionsunternehmen, international tätig zu sein. F.X. Meiller Fahrzeug- und Maschinenfabrik
GmbH & Co. KG, Untermenzinger Strasse 1, 80997 München,
Deutschland, Tel. +49 89 14 870, www.meiller.com
Zitat
des Meiller-Personalleiters Michael Thomas
„Die Lösung von XimantiX und der
Schweizerischen Post hat sich bewährt. Wir sind dabei, den Anteil der
Mitarbeitenden, die ihre Lohndokumente per E-Mail erhalten, sukzessive zu erhöhen,
weil es sich auch finanziell rechnet.“