Was ist PDF/A und welche Vorteile ergeben sich daraus.
PDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen. Dabei gibt es sowohl zwingend vorgeschriebene als auch nicht zugelassene Bestandteile.
Braucht man mit PDF/A keine Papierausdrucke mehr?
Das ist die Idee hinter dem Ganzen. Digitale Dokumente bleiben digital und der Anwender erhält sich so eine Reihe von Zusatzfunktionen, etwa das elektronische Suchen in Texten anstatt in Aktenordnern oder Karteikarten suchen zu müssen.
Wie ist PDF/A im Vergleich zu ODF (Open Document Format) einzuschätzen?
Beim Open Document Format Format handelt es sich um ein Format für den Office-Einsatz, das auf XML basiert. ODF besitzt einige der guten Eigenschaften, die auch PDF/A auszeichnen: Die Spezifikationen wurden veröffentlicht, es handelt sich um einen internationalen Standard (ISO/ IEC 26300:2006). ODF-Dateien sind jedoch nicht eigenständig und ODF hat – derzeit – nicht die Verbreitung wie PDF.
Auf welchen Wegen kann PDF/A erzeugt werden?
Für die Erstellung von PDF/A gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die je nach Ausgangslage zum Einsatz kommen:
Kann man PDF/A-Dateien elektronisch signieren?
Es ist möglich, PDF/A-Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu versehen. Für diese Aufgabe sind eine Reihe von Strategien und Software-Lösungen auf dem Markt. Auch Acrobat Professional kann PDF-Dateien digital signieren.
Warum sollte man zu PDF/A wechseln
Immer mehr Unternehmen möchten Ihre Dokumente auf elektronischen Weg versenden und empfangen. Um die Sicherheit und Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten, haben sich viele Unternehmen für das Datenformat PDF/A entschieden. Speditionen wie beispielsweise Daches möchten die Lieferscheine von Ihren Kunden nur noch im PDF/A Format erhalten. Um weiterhin Konkurrenzfähig zu bleiben ist somit die Umstellung auf PDF/A für manche Unternehmen zwingen notwenig.
VISICON bietet mit dem Produkt VISIPost ein Multi Channel Outputmanagement welches Ihnen erlaubt alle druckbaren Belege aus dem SAP über ein Tool automatisch zu versenden. VISIPost bedient dabei alle gängigen digitalen Übertragungswege wie z.B. E-Mail, EDI oder Inca-Mail. Um das umzusetzen erzeugt das Tool jeweils ein PDF Dokument, welches dann auf den von Ihnen vordefi nierten Weg zu Ihrem Kunden, Lieferanten oder Spediteur gelangt.
Vorteile VISIPost mit PDF/A